Личный помощник vs секретарь. В чем разница?

Исходя из опыта предыдущего поста предупрежу сразу: тема сисек раскрыта НЕ будет! Можете дальше не читать)))

Итак. О том, что входит в обязанности секретаря, я писала в предыдущем посте . Но на всякий случай напомню. Секретарь - это в первую очередь контроль за информационными потоками. Телефон, почта, документация, курьеры и прочие источники информации. Секретарь принимает удар на себя и фильтрует его перед доведением до нужного сотрудника. Ну и в комментариях выяснилось, что мало кто понимает разницу между секретарем и помощником. Не говоря уже о всяких референтах, делопроизводителях и тыды. Так что для общего расширения кругозора расскажу в чем отличие секретаря от помощника.

Личный помощник или персональный ассистент управляет производительностью другого человека. Вот его основная функция. Задача помощника - максимально разгрузить рабочее время руководителя от рутинных и бытовых вопросов, позволив максимально сосредоточиться на стратегических решениях и важных аспектах. И в отличие от секретаря, должностные обязанности помощника намного шире и намного более индивидуален, ведь каждый конкретный руководитель видит отвлекающие факторы в различных вещах. Основные же отличия помощника от секретаря в следующем:

• График работы помощника напрямую зависит от графика работы руководителя. В большинстве случаев рабочий день ПА ненормированный. Да и в отпуск помощник ходит только одновременно с руководителем.
• Помощник должен быть на связи 24/7. Не получится выйти в 18:00 из офиса, отключить телефон и забыть о работе. Хороший помощник всегда доступен для своего руководителя и готов моментально включиться в решение проблемы даже из отпуска.
• Помощник всегда находится в более тесном контакте с руководителем и часто еще и с его семьей. Именно ПА следит за тем, чтобы его шефу было комфортно работать, у него всегда было под рукой все необходимое, чтобы шеф вовремя поел, не забыл принять лекарство, напомнит о днях рождения значимых людей и прочих важных датах.
• Помощник является ретранслятором воли руководителя в мир. Он следит за донесением поручений до сведения сотрудников, за исполнительской дисциплиной. Проверяет актуальность и полноту информации, подаваемой руководителю. Часто достаточно глубоко погружен в рабочие вопросы.
• Помощник может сопровождать своего шефа на совещания и в командировки.

Это все - вершина айсберга. Точный круг обязанностей устанавливается только опытным путем. Кому-то нужно, чтобы ему напоминали про обед, кому-то - чтобы организовали отпуск с семьей или нашли домашний персонал. А кто-то готов делегировать только рабочие вопросы. Кстати, по этому признаку часто помощников делят еще на ассистента и личного помощника. Ассистент занимается только рабочими вопросами, а ЛП - в т.ч. и личными поручениями. Работа помощника всегда сложная, но безумно интересная. Какие же требования к помощнику сейчас актуальны?

• Высшее образование
• Знание на хорошем уровне одного, а лучше двух иностранных языков
• Помощник обязан хорошо владеть устной и письменной речью, т.к., если секретарь - лицо фирмы, то помощник - лицо своего руководителя
• Обязательно знание норм делового этикета и крайне желательно знание норм делового и дипломатического протокола
• Ну, а самое главное - предрасположенность к такой работе. Хороший уровень эмпатии. Если человек действительно искренне заботится о комфорте своего руководителя, только тогда он сможет стать профессионалом. Далеко не каждый может близко к сердцу принимать проблемы и дела постороннего человека, но без этого хорошего помощника не выйдет. Абсолютным счастьем для помощника будет нахождение "своего" шефа. Человека, с которым комфортно в психологическом плане. Такой тандем чаще всего потом работает годами и десятилетиями.

Из минусов - хороший помощник редко уходит на повышение, т.к. ни одному руководителю не хочется отпускать такого сотрудника от себя. Но ,с другой стороны, работу помощника выбирают люди, предрасположенные к ней. Так что отсутствие карьерной лестницы их в большинстве случаев не пугает.