Что такое электронная подпись

Так что такое электронная подпись, когда она необходима бизнесу и частным лицам? ЭП представляет собой сгенерированный файл с цифрами, который можно прикрепить к документу электронного формата. Что важно файл отвечает на три главных вопроса: кто подписал документ, когда был подписан, какие полномочия у подписанта. Подобная электронная подпись дает гарантию того, что документ подписал владелец ЭЦ, так как подпись в цифровом формате хранится у него, и что важно подделать е-подпись невозможно.

Как устроена электронная подпись

Это сложное устройство с различными кодами, сгенерированным ключом. Состоит цифровая подпись из двух основных компонентов:

• Сертификата – его называют открытый ключ.
• Шифровальной – эту часть называют закрытым ключом или криптографической частью.

Функция этих частей разная. С помощью закрытого ключа документ шифруется, доступ к нему имеется у владельца подписи, открытый ключ подписанный документ дешифрует и открывает доступ получателю. Криптографическая часть содержит в себе один механизм, который дает возможность шифровать документы.

В сертификате указаны такие сведения, как: информация о владельце ключа, сведения об удостоверяющем центре, срок действия цифровой подписи. Сертификат является главным носителем информации ЭЦП. Получив ключ электронной подписи на е-носителе, владелец ЭЦП не сможет с ней сразу работать.

Чтобы начать подписывать документы, нужно установить специальные программы на то устройство, где планируется работать. Для этого придется приобрести не только сертификат ЭЦП но и ключи для этих программ. Программное обеспечение работает по определенному принципу: обеспечивает связь закрытого и открытого ключа с документами.

Виды и отличия ЭП

В настоящее время пользователям предлагается разные виды е-подписей. В зависимости от задач подбирается конкретный ключ:

Простая подпись – этот вид подписи представляет собой несложное буквенно-цифровое обозначение, с помощью которого пользователь может авторизоваться в конкретной информационной системе, то есть создать личный кабинет. Чаще простая подпись представлена логин-паролем, где логином выступает емайл или телефон пользователя, пароль может быть сформирован системой, либо указан самим пользователем. ПЭП не имеет юридической силы, для ее оформления не требуется сложных процедур. Ее можно приравнять к собственноручной подписи, если пользователь заключил соглашение с тем сайтом, с которым собирается сотрудничать. Использоваться простая подпись может внутри компании, для просмотра информации на Гос. сайтах, для общения с деловыми партнерами.

Усиленная неквалифицированная подпись – это специальный файл с шифром. Его используют, чтобы удостоверить личность автора сообщения и гарантировать, что файл не был видоизменен. По сравнению с простой подписью, НЭП подделать невозможно, так как генерируется с помощью специальных программ и открыть файл с важной информацией без специального ключа просто невозможно. Электронным ключом данного вида можно пользоваться внутри компании, при регистрации на государственных сайтах. К примеру, налоговая инспекция, устанавливает свои правила создания подписи - генерирует усиленную неквалифицированную подпись для своих пользователей. Применять ее на других сайтах не получится.

Усиленная квалифицированная подпись – подпись, которая генерируется в аккредитованных центрах. Этот ключ электронной цифровой подписи соответствует требованиям Мин. коммуникаций. УКЭП организации могут заверять все государственные документы, участвовать в торгах и решать другие важные для бизнеса задачи. Ключ имеет юридическую силу, может быть использован во всех операциях по документообороту. Подпись создается специальной программой в виде файла, формирование происходит по следующей схеме: файл шифруют в формате doc.sig. Соответствующего типа ПО, которое устанавливают на ПК, приобретается вместе с УКЭП.

В таблице рассмотрим, в чем отличия всех трех видов подписи:

Важно помнить! Если был утерян носитель электронной подписи это может повлечь за собой множество проблем. Именем владельца могут подписывать документы с содержанием самой разной информации. Ответственность за них будет нести владелец подписи. Поэтому рекомендуется сразу же обратиться в удостоверяющий центр, составить договор на новую подпись. После этого старый сертификат утерянной подписи будет уже недействителен.

Срок действия электронного ключа

Стандартный срок действия электронного ключа 12 месяцев. Но, в зависимости от целей приобретения ЭП срок может быть меньше или больше. По истечению срока действия сертификат перестает действовать, подписывать документы юридическое лицо уже не сможет. Продление срока действия ключа возможно через выпуск нового сертификата. Изменениям подвергается криптографическая часть ключа, в том случае, если данные о владельце сертификата не изменялись.  Срок действия электронного ключа может закончиться раньше (поэтому подписание документов невозможно), если:

• Владелец сертификата подал заявление об изменение срока действия ключа.
• Удостоверяющий центр прекратил свою работу.
• В иных случаях, предусмотренных законом.

Срок действия ключа - 15 месяцев выдается пользователям, которые работают с налоговыми службами.

Важно! Электронный ключ генерируется программами, которые также имеют срок действия. Поэтому удостоверяющий центр должен иметь действующую лицензию.

Узнать срок действия ключа просто. Для начала запустите криптопровайдер – ту программу, которая была приобретена вместе с электроны ключом (там содержатся значимые элементы). Во вкладке «Сервис» нажать кнопку «Посмотреть сертификат в контейнере». Далее выбирать нужный контейнер (если ключ получен впервые, контейнер будет один), затем нажать вкладку «Свойства» - откроется окно с нужной информацией.

Области применения

Используется ЭП для идентификации отправителя документа, подтверждения неизменности и достоверности информации. На основании действующего законодательства РФ ЭП усиленного квалифицированного типа идентична собственноручной подписи и оттиску печати на бумажных носителях. Использование цифровой подписи упрощает работу физ. лиц при взаимодействии с государственными структурами, к примеру, налоговой инспекцией. Выделим сферы использования электронного ключа:

• Передача отчетности в гос. органы, с помощью ключа доступ к сайтам государственных органов предоставляется быстро.
• Подачи электронной заявки на получение государственных услуг.
• Осуществление разных операций на е-торговых площадках (участие в торгах, тендерах и пр.)
• Взаимодействие компании с обслуживающим банком через программу «Клиент-Банк».
• Регистрация сделок с недвижимостью.
• Оформление трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

Физические лица, получившие электронный ключ могут использовать его при обращении в государственные органы через интернет. К примеру, записать ребенка в садик или школу, подать заявление в вуз любого города. В этих ситуациях можно использовать е-ключ неквалифицированного типа. Федеральный закон «Об электронной подписи» расширил полномочия электронных ключей, в связи с этим количество выдаваемых сертификатов увеличивается с каждым годом

Как выбрать сертификат электронной подписи

Выбор сертификата ЭП зависит, прежде всего, от того, для чего нужен ключ. Участники электронного взаимодействия имеют право использовать любой вид ЭП в зависимости от задач, которые необходимо решать с ее помощью:

• УКЭП – получить ключ можно в любом удостоверяющем центре. ЭП необходима для работы с бухгалтерскими первичными документами, сдачи отчетности в государственные органы, использование в межкорпоративном электронном документообороте.
• Простая/неквалифицированная – во внутреннем документообороте компании, частными лицами при посещении гос. сайтов, к примеру, Госуслуги.

Если приходится сдавать много отчетных документов в контролирующие органы, то уточните в удостоверяющем центре срок действия ключа, узнайте также о программах, необходимых для установки их на вашем рабочем месте. Помните, ключ на программу выдается на одно рабочее место. В случае выхода из строя ПК, программу придется переустанавливать и приобретать к ней лицензионный ключ.

Как и где получить электронную подпись

Получить сертификат электронной подписи можно в любом удостоверяющем центре России. На сайте Минкомсвязи можно найти список центров готовых выдать усиленную квалифицированную подпись. Перед посещением центра, физическим лицам нужно подготовить список документов, так как порядок получения электронного ключа предусматривает выполнение определенного дейсвтия. Итак, процедура выдачи следующая, нужно подготовить:

• Паспорт гражданина.
• СНИЛС.
• ИНН.

Для юридических лиц список получения подписи в электронном виде немного расширен. Компании нужно подготовить копию учредительного документа, справку о постановке на учет, реквизиты счета в банке. В удостоверяющем центре нужно будет написать заявление и отдать его менеджеру вместе с квитанцией об оплате услуг. После проверки документов сотрудник делает соответствующую запись в реестре сертификатов и выдает заявителю носитель с записанными кодами ключей.

На руки также выдается сертификат, где прописаны сроки действия электронного ключа. Чтобы получить ключ ЭЦП нужно подать заявление в удостоверяющий центр и подождать чуть более одного часа, пока сертификат будет формироваться. Если по месту жительства нет удостоверяющего центра, получить электронный ключ подписи можно в МФЦ. В этом случае срок получения подписи увеличивается на 5-10 дней.

Важно: получение усиленной квалифицированной подписи платная услуга.